職場(chǎng)：關(guān)于電子郵件23個(gè)不成文的規(guī)定

    關(guān)于電子郵件我們都會(huì)使用，但是平時(shí)生活中可能已經(jīng)基本不用了，因?yàn)槁?lián)系親朋手機(jī)就解決了。但是在職場(chǎng)上電子郵件是一種非常重要的溝通工具。電子郵件不僅僅是用來(lái)寫(xiě)工作日?qǐng)?bào)的，而且還是與上下級(jí)進(jìn)行工作上的協(xié)調(diào)和商議的一種渠道。你可能會(huì)使用這一的軟件，可電子郵件你真的會(huì)寫(xiě)嗎？那就要看看職場(chǎng)上寫(xiě)電子郵件的23個(gè)不成文規(guī)定了。

    1、主題應(yīng)為描述性語(yǔ)言。“介紹”簡(jiǎn)單兩個(gè)字不行，若換成“介紹：Alex （The Muse網(wǎng)站）// Jennifer （某某公司）”便更得體。

    2、電郵要盡可能簡(jiǎn)短。既可以幫你省時(shí)間，更重要的是，也尊重了收信人的時(shí)間。

    3、回復(fù)越快，內(nèi)容應(yīng)越簡(jiǎn)短。

    4、若收信人事先不知你要發(fā)這封郵件，記得先加一句介紹。不管你與收信人首次聯(lián)絡(luò)還是經(jīng)常共事，這一點(diǎn)都十分重要。例如，對(duì)前者可加一句“我們?cè)谶@兒見(jiàn)的”，對(duì)后者可寫(xiě)“關(guān)于我們合作項(xiàng)目的下一階段”等等。

    5、把“問(wèn)題”和“任務(wù)項(xiàng)”明確地寫(xiě)在開(kāi)頭，而不是最后。這樣一來(lái)收信人一下子就能明白你的訴求。

    6、若有截止期限，請(qǐng)說(shuō)明；若要求并不緊急，也請(qǐng)說(shuō)明。

    7、若郵件無(wú)需回復(fù)，僅供參考，請(qǐng)說(shuō)明。

    8、所有問(wèn)題請(qǐng)盡可能準(zhǔn)確描述?！澳阌X(jué)得這個(gè)提案怎么樣”不夠準(zhǔn)確，更好一點(diǎn)的版本是“我們能接受賣(mài)方提出的兩萬(wàn)美元的提案嗎？”

    9、多用黑點(diǎn)或數(shù)字來(lái)編號(hào)。這樣比大段文字更易速讀。

    10、重要事項(xiàng)請(qǐng)加粗。

    11、不要事事都加粗。

    12、使用清晰易讀字體。Comic Sans可不算。

    13、若不能立即回復(fù)，應(yīng)回復(fù)發(fā)件人一有進(jìn)展會(huì)立即知會(huì)他/她，以免反復(fù)收到追問(wèn)郵件，同時(shí)讓對(duì)方心里有數(shù)，不必白等。

    14、僅抄送必要的人。收到郵件的人越多，回復(fù)該郵件的必要性就越低。

    15、不必要時(shí)別點(diǎn)“回復(fù)所有人”。誰(shuí)也不喜歡給全部門(mén)收件箱添累贅的人。

    16、若發(fā)現(xiàn)不必再將某人留在某電郵鏈中，那么再發(fā)新郵件時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)到“秘密抄送”欄，且在郵件第一行說(shuō)明。（“Sam，多謝幫Mary和我作介紹，現(xiàn)在將你轉(zhuǎn)到秘密抄送了，下面我來(lái)做就好了。”）

    17、要遵從雙向選擇。否則，你一發(fā)郵件大家就會(huì)害怕了。

    18、若想更改話題，請(qǐng)重開(kāi)一封郵件?？梢栽偌由舷嚓P(guān)主題和收件人。

    19、別重復(fù)。沒(méi)人需要二十個(gè)人回復(fù)“我也覺(jué)得這棒極了！”

    20、若因工作或生意需要發(fā)電郵，記得在頁(yè)腳處加上聯(lián)系方式和頭銜。當(dāng)然，越簡(jiǎn)短越好。

    21、若收件人業(yè)務(wù)繁忙，完全可以且應(yīng)該在一兩周后在原始郵件基礎(chǔ)上追加一封。很多大忙人都要追加一封才奏效，但追加總共別超過(guò)三封。

    22、若非特別緊急，48小時(shí)內(nèi)不要追加。

    23、若收到或想要發(fā)一封言語(yǔ)唐突的郵件，別沖動(dòng)。若十分緊急，不如選擇打個(gè)電話。