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職場中的九大郵件潛規(guī)則

作者:智興 發(fā)布時(shí)間:2014-07-28 查看次數(shù)(2014)

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工作中最常用到的郵件交流,也是體現(xiàn)個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)的一個(gè)窗口,來看看收發(fā)郵件有什么禁忌吧。

一、不要越級發(fā)郵件

杜拉拉對直接上司玫瑰有看法,跟平級的王薔討論,結(jié)果聽說王薔這個(gè)北方愣子已經(jīng)直接給玫瑰的上級李斯特發(fā)過告狀EMAIL了,李斯特這個(gè)老頭子的做法只是把EMAIL原封不動回傳給玫瑰。顯然,李斯特的“轉(zhuǎn)發(fā)”表明了自己的態(tài)度。王薔的結(jié)局絲毫不意外:很快就被玫瑰開了。

之所以把這條放在頭一位,是很多職場新人自以為比上司能,以為越級發(fā)發(fā)EMAIL告狀不容易被發(fā)現(xiàn),在EMAIL里還能暢所欲言,比打電話方便得多啊!其實(shí)EMAIL的最重要特征就是容易被轉(zhuǎn)發(fā),這一點(diǎn)對于喜歡越級EMAIL的“小聰明們”來說是致命的。

二、不要在EMAIL里談?wù)摳ぷ鳠o關(guān)的事

EMAIL的第二個(gè)特征是容易“留案底”,這一強(qiáng)大特征讓EMAIL容易變成流言蜚語滋生地。假如你對某同事有意見、對老板有看法,用嘴巴說說痛快一下就算了,何必發(fā)EMAIL呢,省得讓人家轉(zhuǎn)發(fā)給當(dāng)事人,或復(fù)制下來貼在MSN上。

三、不要轉(zhuǎn)發(fā)不該轉(zhuǎn)發(fā)的EMAIL

同樣,假如你收到了某某同事發(fā)來的帶有偏見內(nèi)容的EMAIL,你做到自己知道就行了,并深深感謝他的信任,不要到處轉(zhuǎn)發(fā)或復(fù)制粘貼,更不要為證明“這不是我說的,是XX說的”而當(dāng)他人面打開EMAIL頁面,要知道,你能對A這樣做,你也能對B這樣做,你就變成了辦公室的不連信息傳播者,失去了同事最起碼的信任。

四、保留好發(fā)送EMAIL的證據(jù)

有時(shí)候EMAIL可能因網(wǎng)絡(luò)問題不能按時(shí)送達(dá),也可能不小心被收件者刪掉了,或者收件廈門人才網(wǎng)者根本就是故意說沒收到,怎么辦?在發(fā)EMAIL時(shí)給自己抄送一份就得了,或者保留在發(fā)件箱里。同樣,其他人發(fā)給你的工作EMAIL也要保留三個(gè)月以上再考慮永久刪除,以備發(fā)生問題時(shí)“對質(zhì)”。

五、私人EMAIL躲開公司網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控

很多公司都有網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控一說,我們就寧可信其有吧。我們總有點(diǎn)私事吧,躲開監(jiān)控也不難,可以用擅發(fā)EMAIL的手機(jī),隨時(shí)隨地上網(wǎng),發(fā)送接收都可以避開公司的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控。比如跟戀人談?wù)勄檎f說愛,或者跟培訓(xùn)班的老師發(fā)發(fā)作業(yè),都很方便。

六、讓EMAIL幫助自己樹立勤奮形象

不能半夜給客戶打電話談價(jià)格,不能在出差途中、火車上給老板打電話匯報(bào)情況,怎么辦?很簡單,發(fā)EMAIL啊。銷售小說《輸贏》里有這么一招,你只管在晚上零點(diǎn)之后給客戶、老板發(fā)EMAIL談工作吧,當(dāng)他們收到時(shí)會為你的勤奮感動的!

同樣,在不方便打電話的時(shí)候打開手機(jī)給客戶、老板發(fā)EMAIL,說一句:我在火車上,周圍比較亂,在用手機(jī)發(fā)EMAIL……老板最喜歡這樣的員工了。

七、不要忘記EMAIL的正確收發(fā)時(shí)間

同一個(gè)EMAIL前后10分鐘發(fā)送可能就影響大局。比如可以把手機(jī)的EMAIL收發(fā)設(shè)置上聲音,像短信一樣提醒;對于需要在確定的時(shí)間點(diǎn)上發(fā)送出去的重要EMAIL可以在三手機(jī)的備忘錄中將其記錄下來,一到時(shí)間就會提醒你。老板可以說沒有看到EMAIL,但你不能說你沒有發(fā)。動一動手指頭不麻煩,幫你省掉無數(shù)的誤會、責(zé)備。

八、不要忘記正確“抄送”和“暗送”

幾乎每位會用EMAIL的人都會做的,但卻未必做得最合適。當(dāng)需要把文件傳達(dá)給其他人時(shí),固然要抄送到每位,但別忘了要抄送到主管上級、老板那里,雖然他可能根本沒有時(shí)間看,但這種“以資證明”的行為不可缺少。尤其是你想表揚(yáng)你的下屬或團(tuán)隊(duì)的時(shí)候,這種抄送更是比表揚(yáng)本身還重要。

暗送,不要把暗送當(dāng)成法寶來避開那些被抄送的人,如果你不想讓別人知道你“送”過誰,那最好根本就別“送”!

九、不要讓EMAIL徹底代替電話

很多人都有這樣的感覺,當(dāng)習(xí)慣用EMAIL、QQ、MSN或短信時(shí),發(fā)現(xiàn)自己能不打電話時(shí)就盡量避免打電話,因?yàn)椤芭氯思覠保绕涫切枰狼?、澄清、辭職、砍價(jià)時(shí)。血淋淋揭開的事實(shí)是:我們的口頭溝通能力下降了!我們感覺已經(jīng)無法面對電話中的客戶、老板或同事了!但這樣不行!必要時(shí)拿起手機(jī)撥過去,用禮貌、清晰、抑揚(yáng)頓挫的語言跟對方溝通,讓對方充分感受到你聲音的魅力并被打動吧。(轉(zhuǎn))


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