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時間管理的10個魔法 讓你從此不加班

作者:智興 發(fā)布時間:2014-07-28 查看次數(shù)(2092)

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在時間面前,每個人都是公平的,我們一樣都只有24小時可以利用。但是,為什么有人就是可以早點下班,為什么有些人明明工作很多,卻還是可以到處游山玩水?其實不一定是他們偷懶,而是他們熟知時間管理的魔法!

 

重要還是緊急?

1. 哪件事先處理?

我們每天總是處理不同的事情與代辦事項。哪一個才是值得花時間處理的?最好的方法就是分清楚事情的輕重緩急。有時后處理小事花費的時間比重要的事情來的多,但是處理重要的事情可以得到更多回饋以及附加價值。

2. 別當(dāng)好好女士

如果你每次都對別人的請求說:“YES !”,你會發(fā)現(xiàn)這些你答應(yīng)的承諾,成為你運用時間的最大阻礙。先思考這個承諾你是否有足夠的時間完成,是否會讓犧牲其他更重要的事情。

時間是規(guī)劃出來的

3. 寫下你的時間規(guī)劃

試試養(yǎng)成規(guī)劃時間的習(xí)慣,制作一張表,在上面寫上每一天及每一周該做什么事情。不做計劃容易降低工作效率、偏離重要任務(wù),不自覺在不重要的小事上花太多時間。

4. “3:1法則”

無論你是如何精心規(guī)畫你的時間,意外無法避免。為了應(yīng)對這種事發(fā)生,在每天的行程留下一點空余的時間。你可以用75%的時間處理日常工作,剩下的25%處理意外的事情或緊急狀況,別把自己的時間給塞滿,這會讓你無法處理重要與緊急的問題。

沒有期限的目標(biāo)無法完成

5. 設(shè)立實際的時間期限

面對客戶或老板總是要交代一個期限,這對你自己來說也非常重要。老板或客戶給你的期限,讓你能夠?qū)⒁粋€案子在期限內(nèi)拆解成小區(qū)塊分工完成。如果沒有人給你一個期限,不妨嘗試自己設(shè)定。

除了設(shè)立一個簡單的期限,仔細(xì)想想這個期限是否讓你有充足的時間完成。如果你的老板或客戶給你一個根本不可能完成的期限,向他們解釋為什么你需要更多時間以及在這期限下可能造成的情況,并且提供一個更實際的工作期限。

6. 為計劃設(shè)立期限和目標(biāo)

想要達(dá)成最大的效益,建立目標(biāo)是非常有用的方法。你的目標(biāo)范圍能從每日、每個星期甚至到每年。設(shè)立目標(biāo)對你在達(dá)成重大成就或小事情都很重要。每當(dāng)你設(shè)定目標(biāo),最好設(shè)置一個日期或最后期限。

建立一條龍程序

7. 建立標(biāo)準(zhǔn)程序

習(xí)慣跟例行公事是有很有影響力的。當(dāng)我們有效操作一個標(biāo)準(zhǔn)程序,它可以幫助你完成更多的工作,讓你有更多時間可以利用。譬如說,你可以將事情分成幾個小區(qū)塊去處理,先將這些待辦事項做完后,接下來就能專心的完成重要的事情。

8. 一口氣處理完畢

寧愿一次把事情處理完也不要分很多段時間處理。電子郵件就是一個很好的例子,閱讀完電子郵件,盡量在當(dāng)下做出回應(yīng),并處理信件的問題。有時你可能會想晚點在處理,但當(dāng)有時間處理時,又必須花精力和時間回想事情來龍去脈。這種瑣碎的時間總合起來也不容小覷,因此盡可能的當(dāng)下處理完畢。

管理時間是為了享受生活

9. 揪出分心源頭

你有沒有發(fā)現(xiàn),早點到工作崗位時,那天的工作效率特別好,早早就能下班?這是因為早上環(huán)境的干擾較少,更容易專注的原因。關(guān)鍵是要知道讓你分心最主要的源頭,然后找到解決方案。如果在公司,同事是你分心的原因,那你就可以除了可以選擇早點上班,也可以改變午休時間,利用同事都在吃飯的時候,騰出安靜的時間工作。

10. 給自己放松的休閑時間

時間管理的目的是有效率的利用時間,不讓生活全都被工作占滿。一定要留一些時間給朋友和家人,甚至是為了你自己。遠(yuǎn)離工作對壓力至關(guān)重要,紓解你的心靈,并平衡工作與生活。(文/Yun)


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