如何寫出一封“專業(yè)郵件”速成技巧（加強(qiáng)版）

上個(gè)月寫了一篇針對(duì)職場(chǎng)新人的《職場(chǎng)新人：寫出一封“專業(yè)郵件”的4個(gè)速成技巧》后，引起許多人關(guān)注，這促使我想再寫一篇加強(qiáng)版，來分享更多關(guān)于寫郵件的細(xì)節(jié)要點(diǎn)，使讀者能掌握更多實(shí)用技巧。

“郵件主標(biāo)題”新增技巧版

上次只說，郵件標(biāo)題需注重一目了然，用“【主旨】+【敘述】”的格式。此次補(bǔ)充幾點(diǎn)：

代表公司對(duì)外發(fā)郵件時(shí)，最好在主旨內(nèi)寫上公司名，顯得更為正式，因而能增加開啟合作的可能性。常見情況就是對(duì)外部門發(fā)給“潛在客戶”的郵件，或是針對(duì)合作客戶的會(huì)議邀請(qǐng)郵件，此時(shí)可以在標(biāo)題中直接寫公司名稱，以便加深印象。

公司對(duì)內(nèi)郵件，則在主旨內(nèi)寫上部門名, 加強(qiáng)提醒，以便合作部門及時(shí)查收反饋。

“ forward”, “reply only” 和 “reply to all” 的用法

“轉(zhuǎn)發(fā)”（forward）、“單一回復(fù)”（reply only）和“全部回復(fù)”（reply to all）這幾個(gè)用法還是很講究的，我列了幾個(gè)情境稍加說明：

原有N個(gè)人在郵件組內(nèi)，當(dāng)要回復(fù)的內(nèi)容只針對(duì)特定人員、但是內(nèi)容跟討論的主題相關(guān)，建議用“to”（指定人員），其他人為“CC”（抄送）；

原有N個(gè)人在郵件組內(nèi)，要回復(fù)的內(nèi)容跟所有人相關(guān)、并希望他們都知曉此事，建議用法“reply all”；

原有N個(gè)人在郵件組內(nèi)，要讓不在組內(nèi)的特定者知曉此事，請(qǐng)“to”此人，并且除非有特殊原因，不然就“CC”原有組內(nèi)的N個(gè)人。

如果想讓特定主管知曉郵件內(nèi)容，建議在回復(fù)郵件時(shí)順帶增加人員到mail loop（郵件討論組），并在郵件內(nèi)容上說明組內(nèi)人員新增的情況（這一定要注意）

小秘方：

我常常發(fā)現(xiàn)自己寫給下屬并“CC”相關(guān)部門的郵件，回復(fù)對(duì)象僅僅只是我，這是一個(gè)非常不專業(yè)的錯(cuò)誤；

同一封郵件to & cc相關(guān)人員不止一個(gè)時(shí)，避免各自單獨(dú)交流或不回復(fù)，以免訊息不對(duì)等；

國(guó)內(nèi)常常利用QQ交流溝通細(xì)節(jié)，請(qǐng)概括總結(jié)以后回復(fù)郵件以利大家知曉，就算是QQ群組溝通，也請(qǐng)整理匯總再E-mail；

同一議題、回復(fù)相關(guān)內(nèi)容或更新進(jìn)度時(shí)，請(qǐng)用原E-mail回復(fù)和往來，勿另起郵件。

附件的使用

很多時(shí)候我們會(huì)需要利用附件來溝通更完整訊息，補(bǔ)充幾個(gè)這方面的注意事項(xiàng)：

許多公司收郵件有對(duì)附件容量的控制，所以請(qǐng)注意附件大小，以免因被退件而遺失訊息；

有時(shí)候郵件需要提供多個(gè)附件，建議在內(nèi)容相關(guān)段落標(biāo)記附件名稱（如“具體數(shù)據(jù)詳見附件《***》”），便于收件人查詢附件；

任何情況下都建議附件名稱具體化，不用“附件1”、“附加2”等籠統(tǒng)名稱，以便收件人存檔時(shí)能與內(nèi)容匹配；

考慮到許多客戶端適配的問題，改掉在郵件內(nèi)直接黏貼附注信息的習(xí)慣，盡量用附件（excel、圖片等）取代，以免郵件讀取出錯(cuò)。

會(huì)議邀請(qǐng)

會(huì)議邀請(qǐng)是件非常重要的事情，尤其商務(wù)性邀請(qǐng)，所以寫會(huì)議邀請(qǐng)郵件需要更加注意，在內(nèi)容上必須具備以下四項(xiàng)：

會(huì)議主旨：簡(jiǎn)單明確的會(huì)議目的；

會(huì)議時(shí)間：請(qǐng)確保時(shí)間是已經(jīng)過雙方確認(rèn)的；

與會(huì)人員：雙方與會(huì)人員（這點(diǎn)非常重要，因?yàn)闋砍兜脚c會(huì)人員的部門＆職稱、對(duì)應(yīng)需要派出的人員是否為同一位階，以及相關(guān)支持部門是否與會(huì)以確保會(huì)議溝通順利）；

會(huì)議主旨：如果是正式的商務(wù)會(huì)議邀請(qǐng)，建議明確會(huì)議日程表及每個(gè)日程表的時(shí)間和負(fù)責(zé)人，以確保與會(huì)人員了解會(huì)議流程并準(zhǔn)備好相關(guān)資料。

小秘方：

如果是正式商務(wù)邀請(qǐng)，建議在描述與會(huì)人員時(shí)有完整的“名字、部門、職稱”，這既是禮儀，也能確保雙方派出人員是“對(duì)等”的；

如果有較重要資料（如一些報(bào)告、數(shù)據(jù)、訊息等），建議在會(huì)前發(fā)給與會(huì)人員，確保參會(huì)者提前有所了解，以精簡(jiǎn)會(huì)議節(jié)奏和時(shí)間。

除了掌握以上幾大要點(diǎn)外，還需要學(xué)習(xí)的一項(xiàng)是：如何寫出讓主管快速掌握內(nèi)容重點(diǎn)，且達(dá)成目標(biāo)的郵件，這對(duì)在職者而言，應(yīng)該是職場(chǎng)技能中很重要的一環(huán)。

如何給主管寫郵件

我依據(jù)個(gè)人習(xí)慣和偏好將“發(fā)給主管的郵件”分為4大類，每一類附加注意事項(xiàng)，希望這部分“私人分享”有助于你在給你主管寫郵件時(shí)，更好地掌握對(duì)方思緒，使郵件往來更有效。

1）報(bào)告性郵件

例如：銷售部門向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)Q1銷售數(shù)據(jù)的郵件

這類郵件要先交代報(bào)告事件的結(jié)果，再交代報(bào)告事件的背景或執(zhí)行過程。大部分主管都不喜歡郵件內(nèi)容長(zhǎng)篇大論，所以必須抓住“清楚目的”和“事情結(jié)果”這兩個(gè)要點(diǎn)，使你的主管快速了解這封郵件的意義，然后他才會(huì)往下做更深入的了解。

所以如果是報(bào)告Q1銷售數(shù)據(jù)的郵件，你應(yīng)該先寫銷售總額，再寫銷售金額分布，然后才是銷售金額的細(xì)項(xiàng)及一些特殊的案例。

2）要求性郵件

例如：產(chǎn)品主管想要讓領(lǐng)導(dǎo)去push技術(shù)人員完成某個(gè)產(chǎn)品需求的郵件

這類郵件要開門見山直接說目的（這目的可能是一個(gè)特殊要求，或是需要主管支持的事情），然后再說原因或緣由，避免讓主管去花時(shí)間看一封一頭霧水的郵件。

所以在如果要寫例子里的這封郵件，你應(yīng)該要告訴主管，你需要他支持做什么事情，然后再敘述為何提出這個(gè)需求，以及加快開發(fā)進(jìn)度可能會(huì)產(chǎn)生的影響。

3）匯總性郵件

例如：部門主管匯報(bào)每周重點(diǎn)工作安排等“例行性報(bào)告”的郵件

這類郵件比較沒有“優(yōu)先級(jí)”，故可以依據(jù)要點(diǎn)來評(píng)述重點(diǎn)及概要，并可以交待相關(guān)配合人員和部門，不過得注意避免過多文字?jǐn)⑹觥?/p>

在例子里的這類郵件中，你應(yīng)該逐條寫出工作項(xiàng)目，對(duì)于一些需要注意的任務(wù)就加標(biāo)注，如果是比較重要的事件，則依據(jù)此工作任務(wù)做延伸即可。

4）項(xiàng)目性郵件

項(xiàng)目性郵件比較好理解，通常是交代一些項(xiàng)目性的任務(wù)。

這類郵件郵件通常會(huì)牽扯到“人（負(fù)責(zé)人&相關(guān)合作部門）、事（明確的任務(wù)名稱）、時(shí) (完成時(shí)間或是重要的時(shí)間項(xiàng))、地（地點(diǎn))、物（牽扯資產(chǎn)或是所需支持物品）”。如果有一些重要的“里程碑”，請(qǐng)加強(qiáng)標(biāo)注。

所以在項(xiàng)目性郵件中，你應(yīng)該完整交待“人、事、時(shí)、地、物”。

良好的郵件習(xí)慣和技能，不僅能提高自身工作效率，也能幫公司及主管降低溝通成本、提高經(jīng)營(yíng)管理效果。希望以上的經(jīng)驗(yàn)分享，能幫助在職者掌握更多良好的郵件技巧，在郵件往來過程中更輕松有效。